Excel TODOリストを作ろう

TODOリストを作ろうエクセル(Excel)
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TODOリスト

今回は以下のようなTODOリストを作ります。

TODOリスト(サンプル)

ポイントは以下です。

  • 進捗率は入力したパーセンテージに応じてデータバーが表示される
  • ステータスがプルダウンで入力できる
  • ステータスが完了になると行がグレーになる
  • スライサーでフィルタがかけられる

仕事で自分用のTODOリストを作ることもあるかと思いますが、味気ない一覧表ではなく状況が視覚的にわかるように「見える化」をしましょう。

これなら急に人に見せることになっても恥ずかしくないと思います。

一つずつやっていきましょう。

タイトルの入力

A1セルにタイトル「TODOリスト」を入力します。

フォントサイズ「14」、太字に設定します。

タイトルの入力

表を作成する

3行目に表のタイトルを入力します。

ヘッダー内容
項番を表示します
TODOやることを入力します
担当やる人を入力します
開始予定日開始する予定日を入力します
終了予定日終了する予定日を入力します
開始日実際に開始した日を入力します
終了日実際に終了した日を入力します
進捗率進捗率をパーセントで入力します
ステータス「未着手」「対応中」「完了」をプルダウンで選びます
コメントメモを入力します

手動で入力しましょう。

ヘッダー

列の幅もそれぞれ調整しましょう。目分量で結構ですがTODOとコメントは少し大きめに取りましょう。

№列を入力します。A4セルに以下の計算式を貼り付けます。

=ROW()-3

ROW関数は現在の行数を返す関数で、タイトルとヘッダーの3行分を引くと表の項番として利用できます。これであれば行をコピペしても再計算されるので便利です。

ROW関数を使って№列を表示する

A4からA23を選択して、「Ctr + D」で下方向へコピーします。

Ctr + D

この状態で表を「テーブル」にします。

A3セルを選択した状態でホーム(リボン)の「テーブルとして書式設定」を開き、テーブルスタイルを選択します。ここでは「白、テーブル スタイル(淡色)8」を選びます。皆さんのお好きなスタイルで結構です。

テーブルとして書式設定

テーブルとして書式設定画面が表示されるのでそのままOKを押してください。

テーブルとして書式設定画面
テーブル設定後

各列の書式設定

開始予定日、終了予定日、開始予定日、終了日の書式を設定します。

D4からG23を選択し、ショートカットキー「Ctr + 1」でセルの書式設定を呼び出します。

分類「日付」を選択し、種類「3月14日」を選択します。

日付の書式設定

進捗率(H4からH23)を選択し、ショートカットキー「Ctr + 1」でセルの書式設定を呼び出します。

分類「パーセンテージ」を選択します。

進捗率の書式設定

パーセンテージにデータバーを設定する

進捗率(H4からH23)を選択し、ホーム(リボン)の「条件付き書式」を開き、「新しいルール」を選択します。

新しいルール

新しい書式ルールで「セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定」を選択します。

新しい書式ルールの設定

上図のように書式スタイル、最小値、最大値、バーの外観を設定します。

進捗率(H4からH23)に「0%」を入力しておきます。

進捗率に0%を入力

これでデータバーの設定は完了です。

試しに100%と入力してみましょう。

データバーのテスト

このようにデータバーが表示されればOKです。

ステータスにプルダウンを設定する

プルダウンを設定する前にTODOリストのシート名を変更します。

シート名をTODOに変更

新しいシートを作成し名前を「マスタ」にします。

マスタシートの追加

「マスタ」シートにステータスのプルダウンに表示するための表を作成します。

A1からA4セルに以下のように値を入力します。

ステータス

A2からA4セルを選択し、数式(リボン)の「名前の定義」を選択します。

名前の定義

名前に「ステータス」と入力しOKボタンを押します。

新しい名前「ステータス」を作成

「TODO」シートへ戻り、ステータス(I4からI23セル)を選択し、データ(リボン)の「データの入力規則」を選択します。

データの入力規則

入力値の種類「リスト」を選択し、元の値に以下を入力します。

=ステータス

先ほど名前定義した「ステータス」を利用します。

入力規則でリストを選択

OKボタンを押すと、ステータスにプルダウンが表示されます。

プルダウンに名前「ステータス」の内容が表示される

ステータス「完了」で行をグレーにする

ではステータスが「完了」の場合に行がグレーになるように設定します。

A4からJ23セルを選択します。以下のようにA4セルが反転して白くなっている状態にしてください。

表を選択

ホーム(リボン)の「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。

新しいルール

新しい書式ルールの「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

数式の入力欄に以下の数式を入力します。

=$I4=”完了”

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」の数式を入力

書式ボタンを押してセルの書式設定画面(塗りつぶしタブ)でグレーを選択します。

セルの書式設定でグレーを選択

数式と書式を設定した状態でOKボタンを押します。

OKボタンを押します。

ステータスを「完了」にしてみましょう。

ステータスが完了の行だけグレーになっていることを確認

スライサーの設定

スライサーとはフィルタを簡単にかけられるようになる機能です。

「テーブル」の場合だけに設定できる機能なのでご注意ください。

ではテーブルの任意の場所を選択してください。(B4セルあたりで結構です)

テーブルデザイン(リボン)の「スライサーの挿入」を選択します。

スライサーの挿入

スライサーの挿入画面でステータスにチェックを付けてOKボタンを押します。

ステータスを選択

スライサーが表示されます。

入力がないため「空白」飲みになっています。ステータスを入力するとスライサーにも値が表示されます。

スライサーの表示

使い方は簡単です。スライサーの値を選択すると絞り込みされます。

対応中を選択

複数選択することもできます。

スライサーの複数選択

以上で設定は完了です。

まとめ

ここまでお付き合いいただきありがとうございました。

いかがでしょうか?TODOリストでも行をグレーにしたりスライサーでステータスごとに絞り込むことで「見える化」できたんじゃないでしょうか?

私はTODOリストを個人タスクの整理に利用していて、帰るときに更新して朝確認するようにしています。おかげで以下の効果があったと思います。

  • 忘れ物防止
  • 「見える化」で状況を素早く把握
  • ちょっとした報告時に印刷して手持ちメモにする

あとあまり長くTODOを書かないようにしています。1ブックに1テーマとしてバンバン使い捨てしています。終わりは必ずすべて「完了」が理想ですがそうもいかない場合は次のTODOリストに引き継ぎます。

あくまでも個人もしくは少人数のTODO管理なのでチームのタスク管理には向いていないと思いますのでご利用時はご注意ください。

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