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Excel 表にフィルターをかけて絞り込みをする

エクセル(Excel)
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フィルター機能

ヘッダー部分にプルダウンが付いている表があります。

このプルダウンをクリックするとプルダウンリストに値が表示され、表示したい値にチェックを付けるとチェックしたものだけが絞り込まれて表示されるようになります。

この絞り込みを行う機能を「フィルタ」と呼びます。

フィルタ機能の使い方

フィルタをかけたい表(A3からE12セル)を選択して、ホーム(リボン)の「フィルタ」を選択します。

表を選択してフィルタする

フィルタがかかると先頭行にプルダウンボタンが付きます。

表の先頭行のすべての項目にプルダウンボタンが設定されている場合はフィルターがかけられている状態となります。

フィルタ後

プルダウンリストをクリックするとその列にある値がリストアップされます。

絞込みたい値にチェックを付けて、表示したくないものはチェックを外してOKボタンを押すとチェック付けた行だけが表示されるようになります。

フィルタを使って絞り込み

おにぎりの行だけに絞り込まれています。

絞り込み後

絞り込みが行われている場合は左端の行番号が青字になります。

フィルタで絞り込みされた値だけ合計する

通常のSUM関数では絞り込み後の非表示部分も計算対象となってしまうため、フィルタで表示されている値だけで合計することができません。

そこで利用するのがSUBTOTAL関数(集計方法「9」)となります。

SUBTOTAL関数はフィルタにより表示されない値は無視して画面上に見えている値だけで集計してくれる関数です。

SUM関数とSUBTOTAL関数の比較をしてみましょう。それぞれ同じ範囲(E4:E12)を対象として関数を設定します。

  • E13セルに「=SUM(E4:E12)」を入力
  • E14セルに「=SUBTOTAL(9,E4:E12)」を入力

※SUBTOTAL関数の第1引数は「9」(SUM)を指定してください。

フィルタがかかっていない状態では両方とも同じ数字になります。

フィルタをかけて、渋谷店だけ表示してみます。

SUM関数はフィルタをかける前と同じ値となり、SUBTOTAL関数は表示されている値の合計値になっています。

上記のようになるため、フィルタをかけた表での合計はSUBTOTAL関数を使うようにしましょう。

ちなみにフィルタを使って絞り込んだ状態でオートSUMを使うとSUBTOTAL関数が設定されますが、絞り込んでいないとSUM関数が設定されます。

■注意事項

表を選択しなくても表の一部を選択しているだけでもフィルタをかけるとExcelが自動で表を判別して表全体をフィルタ範囲にすることができますが、表に空白行があったりする表全体にフィルタがかからないことがあります。

注意事項の表(空白行あり)
注意事項のフィルタ

一見するとフィルタがかかっているように見えますが先ほどと同様に「おにぎり」を選択してみると以下のようになります。

注意事項のフィルタ後

きちんと表のすべてがフィルタ範囲になっているか確認して絞り込み漏れがないかしっかり確認しましょう。このような状態になった場合は空白行を消すか、表のすべてをちゃんと選択した後にフィルタをかけましょう。

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