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Excel 超簡単 ファイルをPDFにする2つの方法(無料です)

ExcelファイルをPDFにする2つの方法 エクセル(Excel)
ExcelファイルをPDFにする2つの方法
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Excel2016使用

ExcelファイルをPDFにする2つの方法

ExcelファイルをPDFにして提供することでExcelが使えない環境でも閲覧ができるようになります。
また、編集されないメリットもあり重要な書類はPDFにして渡すことがよくあります。

そこで今回はExcelファイルをPDFにする方法を2つご紹介します。

ExcelファイルをPDFにする方法
  • 名前を付けて保存で「PDF(*.pdf)」を指定して保存
  • プリンター「Microsoft Print to PDF」に印刷

いずれの方法も無料で簡単にできるので試してみて下さい。

以下の表を使ってPDFにする方法を1つ1つ確認していきましょう。

PDFにするExcel

※上記数値は東京都の人口(推計)より23区の人口を参考にしています。

(https://www.toukei.metro.tokyo.lg.jp/jsuikei/js-index.htm)

前提

前提として、どちらの方法も印刷設定されたとおりに出力されます。

今回は改ページプレビューで以下のように1ページ分印刷設定されています。

改ページプレビュー

名前を付けて保存で「PDF(*.pdf)」を指定して保存

PDF保存したいシートを選択した状態でファイルタブをクリックします。

PDFにしたいシートを選択してファイルタブを押す

ファイルタブの「名前を付けて保存」を選択します。

名前を付けて保存

拡張子のプルダウンリストを表示して「PDF(*.pdf)」を選択します。

拡張子の選択

保存します。

保存

保存されたファイルを開きます。

保存されたファイル
PDFファイルを開く

PDFが作成されました。色や罫線もExcelで設定したとおりに出力されます。

ちなみにブック全体をPDFにしたい場合は「名前を付けて保存」の「その他オプション」よりオプションボタンをクリックします。

オプション

オプション画面で発行対象を「ブック全体」にします。

OKボタンを押したあとに保存すれば完了です。

注意事項はブック内全ての印刷設定が完了していることです。

印刷設定が正しくされていないとPDFに出力された内容が想定と異なることになるのでご注意ください。

プリンター「Microsoft Print to PDF」に印刷

PDF保存したいシートを選択した状態でファイルタブをクリックします。

ファイルタブを選択

ファイルタブの「印刷」を選択し、プリンターに「Microsoft Print to PDF」を選択します。

印刷でプリンタを選択

「印刷」ボタンを押します。

印刷ボタン

印刷中のダイアログが表示されたあと、すぐに印刷結果を名前を付けて保存で表示されます。

ファイル名を設定します。

印刷結果を名前を付けて保存
ファイルが保存されました

保存されたファイルを開いてみましょう。

PDFを表示

1つ目の方法と同様にPDFになりました。

まとめ

ここまでご覧いただきありがとうございます。

PDFにして保存することで以下のメリットがあります。

  • 編集されない(特別なソフトが必要)
  • プラットフォームに依存しない(Excelがない環境でも表示できる)

変更してほしくない重要な資料に適していることもあり、仕事上で利用する場面が多いかと思います。

今回ご紹介した方法で印刷感覚で簡単にPDFで保存をしましょう。

注意事項としては「印刷設定」が正しくされていることです。

以下の2点をPDFに保存する前後に実施することをお勧めします。

  • PDFにする前に「印刷設定」を正しく設定してください
  • PDFにした後に必ず内容を確認してください。

もっとエクセルを使いこなしたい人にお勧めの本は以下です。
具体的なケースを例示しながら解説してくれているのでとても分かりやすいです。
まさに「最強の教科書」となる1冊です。
興味のある方は是非ご覧になってみてください。

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