Excel ファイルをPDFにする2つの方法(無料です)

ExcelファイルをPDFにする2つの方法Excel
ExcelファイルをPDFにする2つの方法
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Excel2016使用

ExcelファイルをPDFにする2つの方法

ExcelファイルをPDFにして提供することでExcelが使えない環境でも閲覧ができるようになります。また、編集されないメリットもあり重要な書類はPDFにして渡すことがよくあります。

そこで今回はExcelファイルをPDFにする方法を2つご紹介します。

ExcelファイルをPDFにする方法
  • 名前を付けて保存で「PDF(*.pdf)」を指定して保存
  • プリンター「Microsoft Print to PDF」に印刷

いずれの方法も無料で簡単にできるので試してみて下さい。

以下の表を使ってPDFにする方法を1つ1つ確認していきましょう。

PDFにするExcel

※上記数値は東京都の人口(推計)より23区の人口を参考にしています。

(https://www.toukei.metro.tokyo.lg.jp/jsuikei/js-index.htm)

前提

前提として、どちらの方法も印刷設定されたとおりに出力されます。

今回は改ページプレビューで以下のように1ページ分印刷設定されています。

改ページプレビュー

名前を付けて保存で「PDF(*.pdf)」を指定して保存

PDF保存したいシートを選択した状態でファイルタブをクリックします。

PDFにしたいシートを選択してファイルタブを押す

ファイルタブの「名前を付けて保存」を選択します。

名前を付けて保存

拡張子のプルダウンリストを表示して「PDF(*.pdf)」を選択します。

拡張子の選択

保存します。

保存

保存されたファイルを開きます。

保存されたファイル
PDFファイルを開く

PDFが作成されました。色や罫線もExcelで設定したとおりに出力されます。

ちなみにブック全体をPDFにしたい場合は「名前を付けて保存」の「その他オプション」よりオプションボタンをクリックします。

オプション

オプション画面で発行対象を「ブック全体」にします。

OKボタンを押したあとに保存すれば完了です。

注意事項はブック内全ての印刷設定が完了していることです。

印刷設定が正しくされていないとPDFに出力された内容が想定と異なることになるのでご注意ください。

プリンター「Microsoft Print to PDF」に印刷

PDF保存したいシートを選択した状態でファイルタブをクリックします。

ファイルタブを選択

ファイルタブの「印刷」を選択し、プリンターに「Microsoft Print to PDF」を選択します。

印刷でプリンタを選択

「印刷」ボタンを押します。

印刷ボタン

印刷中のダイアログが表示されたあと、すぐに印刷結果を名前を付けて保存で表示されます。

ファイル名を設定します。

印刷結果を名前を付けて保存
ファイルが保存されました

保存されたファイルを開いてみましょう。

PDFを表示

1つ目の方法と同様にPDFになりました。

まとめ

ここまでご覧いただきありがとうございます。

PDFにして保存することで以下のメリットがあります。

  • 編集されない(特別なソフトが必要)
  • プラットフォームに依存しない(Excelがない環境でも表示できる)

変更してほしくない重要な資料に適していることもあり、仕事上で利用する場面が多いかと思います。

今回ご紹介した方法で印刷感覚で簡単にPDFで保存をしましょう。

注意事項としては「印刷設定」が正しくされていることです。

以下の2点をPDFに保存する前後に実施することをお勧めします。

  • PDFにする前に「印刷設定」を正しく設定してください
  • PDFにした後に必ず内容を確認してください。

Excelをもっと勉強したい方にお勧めの本です。
興味のある方はご覧になってみてください。

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